企业跨境收款做久了会发现，合规这件事最省事的做法不是事后补齐，而是当时就把凭证留好。很多麻烦都来自一个共同点：当时觉得没必要留，事后要用时找不到了。凭证保留这件事，越早养成习惯，成本越低。
每笔收款留齐四样凭证
每笔跨境收款，建议留齐四样凭证：合同或订单、发票、付款凭证、入账记录。合同说明这笔钱为什么收，发票说明金额与币种，付款凭证说明对方确实付了，入账记录说明钱确实到了自己账上。四样齐了，这笔收款的来龙去脉就完整了，日后任何一方问起来，都不用现找现补。
凭证按订单归档，不要按时间堆放
凭证留下来之后，归档方式决定了找不找得到。按订单归档比按时间堆放好用：一个订单一个文件夹，四样凭证放进去，文件夹名写清订单号与客户名。按时间堆放的凭证，找一笔去年的收款要翻几十个文件；按订单归档的，输入订单号就能定位。归档时顺手写一行备注：金额、币种、到账日期，检索时连文件都不用打开。
相关服务：WorldFirst
具体参考文章：本站WorldFirst教程
电子凭证与纸质凭证同步留
现在多数凭证都是电子版，电子版留存时注意两点：原始文件不要只留截图，银行回单、发票原件尽量保存原始格式；存放位置不要只放在一台电脑上，定期备份一次。纸质凭证如果有，扫描成电子版后与电子凭证放在同一个订单文件夹里，线上线下一套账，找起来不用来回切换。
定期自查比临时补齐轻松
凭证留齐之后，每季度自查一次：随机抽几个订单，看四样凭证是不是都在、金额币种对不对得上。自查发现缺失马上补，补的时候当事人还在、资料还找得到；等到被问起才补，经手人可能都换了。凭证保留这件事，平时多花十分钟，关键时刻能省下几天时间。
